Adresy do e-doręczeń dla spółek w KRS
Ustawa o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 r. nałożyła na spółki handlowe obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń od połowy 2022 r. Sprawdź, czym jest adres do e-doręczeń, jak go założyć i dlaczego warto z niego korzystać.
E-doręczenia – nowy sposób doręczania pism do organów administracji publicznej
Adres do e-doręczeń – czym właściwie jest? Legalną definicję tego terminu stanowi art. 2 pkt 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. To adres elektroniczny podmiotu, korzystającego:
- publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub;
- publicznej usługi hybrydowej lub;
- kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego umożliwiającej jednoznaczną identyfikację adresata na podstawie danych, jakie podane są w ramach tej usługi.
Adres do e-doręczeń to ciąg znaków, które są przeznaczone do korzystania z usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Jednakże nie należy utożsamiać adresu do e-doręczeń z adresem e-mail, gdyż są to dwa odmienne rodzaje adresów.
Adres do e-doręczeń:
- pozwala zidentyfikować nadawcę i adresata publicznej, hybrydowej lub kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego;
- nie ma prawa przechodzić między właścicielami, nawet na podstawie porozumienia;
- nadany jednemu podmiotowi, nie może zostać przypisany innemu podmiotowi, nawet w sytuacji, gdy ten pierwszy już go nie używa.
- w przypadku usunięcia lub rezygnacji z adresu można do niego powrócić w ciągu 6 miesięcy od tego dnia.
Usługa e-doręczenia – na czym polega?
Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego pozwala na sprawne wysyłanie i otrzymywanie korespondencji w postaci elektronicznej. Dzięki temu nie ma konieczności korzystania z dokumentów w postaci papierowej. Usługa e-doręczeń to prosta i klarowna forma komunikowania się podmiotów publicznych między sobą (tj. urzędy skarbowe, urzędy gminy itp.), a także podmiotów niepublicznych z organami administracji publicznej. Usługa e-doręczeń jest traktowana na równi ze złożeniem pisma bezpośrednio w urzędzie lub z wysyłką listu poleconego.
Korzystanie z usługi e-doręczenia to gwarancja:
- jednoznacznej identyfikacji podmiotu,
- tajemnicy korespondencji,
- integralności wysyłanych danych
- dostępu do informacji o dacie i czasie wysyłania i otrzymywania korespondencji,
- dostępu do akceptowalnych prawnie dowodów odbioru i wysyłki,
- możliwość wyszukania adresu do e-doręczeń odbiorcy.
Baza adresów elektronicznych
Baza adresów elektronicznych (w skrócie BAE), to publiczny rejestr prowadzony przez Ministra Cyfryzacji. W BAE przechowywane są dane o podmiotach, dla których został utworzony adres do doręczeń elektronicznych. System ewidencjonuje również wszystkich dostawców świadczących usługi e-doręczenia. Baza umożliwia jednoznaczną identyfikację podmiotu, który jest właścicielem danego adresu do doręczeń elektronicznych. Dostęp do bazy adresów elektronicznych mają jedynie podmioty, które korzystają z usługi e-doręczeń.
Jakie podmioty muszą posiadać wpis do bazy adresów elektronicznych?
Adres elektroniczny, wpisany do bazy adresów elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego są zobowiązane posiadać:
- podmioty publiczne,
- wskazane w ustawie podmioty niepubliczne.
Termin wejścia w życie obowiązku założenia adresu do e-doręczeń różni się w zależności od rodzaju podmiotu.
Od 5 lipca 2022 r., adres do e-doręczeń mają obowiązek posiadać m.in. podmioty, wykonujące zawód zaufania publicznego i przedsiębiorcy wpisani do KRS. Są to zatem:
- adwokaci,
- radcy prawni,
- notariusze,
- rzecznicy patentowi,
- doradcy podatkowi,
- doradcy restrukturyzacyjni,
- radcy Prokuratorii Generalnej RP,
- każdy przedsiębiorca, wpisany do rejestru KRS.
Z kolei od 1 października 2026 r. adres do e-doręczeń muszą posiadać również podmioty wpisane do CEIDG (Centralnej Ewidencji Informacji Działalności Gospodarczej). Warto wspomnieć, że od 1 lutego 2023 r. wraz z wnioskiem o wpis do CEIDG obowiązkowym elementem stanie się złożenie wniosku o założenie adresu do e-doręczeń.
Dla innych, niewymienionych podmiotów publicznych ustawa nie nakłada obowiązku posiadania adresu do rejestrowanych doręczeń elektronicznych, jak np. osoby fizyczne lub wspólnoty i spółdzielnie mieszkaniowe. Oczywiście mają prawo założyć adres do e-doręczeń w celu prowadzenia korespondencji z podmiotami publicznymi.
Ile można mieć adresów do e-doręczeń?
Z reguły można posiadać tylko jeden adres dla jednego podmiotu w bazie adresów elektronicznych. Jednakże są pewne wyjątki. W przypadku osoby fizycznej, prowadzącej działalność gospodarczą na podstawie wpisu do CEIDG oraz zawód zaufania publicznego (np. adwokata, radcy prawnego) może posiadać ona dwa adresy w BEA. Jeden z nich będzie służył na potrzeby wykonywania działalności gospodarczej, a drugi do wykonywania zawodu lub czynności służbowych.
Za zgodą Ministra Cyfryzacji do bazy adresów elektronicznych może zostać wpisany więcej niż 1 adres do e-doręczeń dla podmiotu publicznego o ile istnieje uzasadnienie związane ze strukturą organizacyjną danego podmiotu.
Jak założyć adres do e-doręczeń?
Adres elektroniczny powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz skrzynkę doręczeń przyporządkowaną do tego adresu można utworzyć:
- na wniosek o założenie do podmiotu publicznego;
- automatycznie po otrzymaniu przez Ministra Cyfryzacji danych przekazanych na podstawie wniosku o wpis lub zmianę danych w KRS lub CEIDG – od 1 lipca 2022 roku,
- usługę udostępnioną przez niepublicznego dostawcę e-doręczeń.
Razem z adresem wytworzonym przez dostawcę usługi założona będzie skrzynka do doręczeń elektronicznych. Podmiot uzyska też dostęp do usługi e-doręczenia, której będzie mógł używać do wysyłania i odbierania korespondencji za pośrednictwem systemu e-doręczeń.
Wniosek o założenie adresu do e-doręczeń w usłudze biznes.gov.pl – krok po kroku
Złożenie wniosku o utworzenie adresu do e-doręczeń
Na stronie biznes.gov.pl wciskasz przycisk “Załatw online”, aby przejść do e-usługi. W celu wypełnienia wniosku musisz zalogować się profilem zaufanym lub e-dowodem. Złożenie wniosku jest bezpłatne. Dodatkowe opłaty możesz ponieść, tylko w przypadku realizacji tej usługi przez pełnomocnika.
Wniosek o założenie adresu do e-doręczeń mogą podpisać elektronicznie osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy lub pełnomocnik, posiadający odpowiednie upoważnienie. Do podpisu wniosku możesz wykorzystać:
- podpis zaufany,
- podpis kwalifikowany,
- e-dowód,
- pieczęć elektroniczną.
Jaki jest termin na złożenie wniosku? Wniosek możesz złożyć w dowolnym momencie, w którym zdecydujesz się na korzystanie z usługi e-doręczeń. Należy jednak mieć na uwadze, że ustawa o doręczeniach elektronicznych nakłada terminy, w których posiadanie adresu do e-doręczeń jest obowiązkowe
Sprawdzanie wniosku przez urząd
Następnie urząd sprawdza wniosek pod względem formalnym i merytorycznym. Jeżeli we wniosku będą podane nieprawidłowe dane albo nie będzie on spełniał wymaganych warunków, urząd wezwie cię do usunięcia braków terminie 7 dni. W przypadku nieusunięcia braków w tym terminie, wniosek nie zostanie rozpatrzony.
Utworzenie adresu i skrzynki do e-doręczeń
Po akceptacji wniosku zostanie utworzona adres i skrzynka do komunikowania się w systemie elektronicznych doręczeń. Zostaniesz o tym powiadomiony w wiadomości e-mail przesłanej przez zespół e-doręczeń. W wiadomości dostaniesz instrukcję, w jaki sposób aktywować adres.
Uwaga! Jeżeli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG i nie wyznaczyłeś administratora skrzynki, to podaj swój adres e-mail, z którego aktualnie korzystasz. W przypadku podmiotów wpisanych do KRS, który mają obowiązek wyznaczenia skrzynki, wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana na adres administratora.
Aktywacja adresu do e-doręczeń
Aktywacja adresu umożliwia dołączenie adresu do bazy adresów elektronicznych i korzystanie z skrzynki. Szczegółowe informacje w tym zakresie dostaniesz w wiadomości e-mail.
Po otrzymaniu wiadomości aktywacyjnej, przedsiębiorca lub administrator jego skrzynki do e-doręczeń musi zalogować się do Konta Przedsiębiorcy. Może to zrobić za pomocą profilu zaufanego lub e-dowodu. Po zalogowaniu system poprosi o podanie adresu e-mail, na który będą wysyłane powiadomienia z Biznes.gov.pl.
Wpis adresu do e-doręczeń do bazy przez Ministra Cyfryzacji
Po aktywacji adresu do e-doręczeń dostaniesz wiadomość o jego wpisaniu do bazy adresów elektronicznych. Od tego momentu będziesz mógł odbierać i wysyłać korespondencję od urzędów, które mają adresu do e-doręczeń. Co ważne, od tego momentu urzędy będą się z Tobą komunikować tylko elektronicznie, na adres wpisany do bazy.
Obsługa adresu do doręczeń przez dostawę usługi RTE
Adres do doręczeń elektronicznych założony na wniosek lub z urzędu będzie obsługiwany przez dostawcę usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Dostawca może świadczyć:
- usługę publiczną – podmiot realizujący to Poczta Polska,
- usługę kwalifikowaną – pozostali dostawcy komercyjni.
Na mocy ustawy o doręczeniu elektronicznym obsługa adresów i skrzynek podmiotów publicznych jest realizowana przez publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Z kolei podmioty niepubliczne mogą zdecydować, z jakiego typu usługi chcą skorzystać – publicznej lub kwalifikowanej.
Jak długo jest ważny adres do e-doręczeń?
Wpis adresu do e-doręczeń do Bazy Adresów Elektronicznych jest ważny na okres 3 lat w przypadku osób fizycznych. W celu przedłużenia ważności wpisu na kolejne 3 lata, posiadacz adresu do doręczeń elektronicznych musi złożyć oświadczenie woli, w którym deklaruje dalsze wykorzystanie publicznej usługi online.
Z kolei dla podmiotów prowadzących działalność zawodową lub gospodarczą, adres do e-doręczeń jest tworzony na czas wykonywania tejże działalności. W przypadku pozostałych podmiotów, w tym podmiotów publicznych wpis jest dokonywany bezterminowo.
Sposoby korzystania z usługi e-doręczenia
Z usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego można korzystać na dwa sposoby:
- przez aplikację online – w przypadku adresów utworzonych u publicznego dostawcy usługi e-doręczeń (na stronie www.gov.pl lub ww. biznes.gov.pl);
- za pośrednictwem systemu elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD) – podmiot publiczny jako dostawca usługi udostępnia interfejs.
W jaki sposób działa usługa e-doręczeń? Polega na tym, że podmiot publiczny doręcza korespondencję, która wymaga potwierdzenia jej nadania lub odbioru przez publiczną usługę e-doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych, znajdujący się w bazie. Podmiot niepubliczny może natomiast wysyłać dokumentację do organów publicznych. Jeżeli adres do e-doręczeń podmiotu niepublicznego nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych, to pismo zostanie doręczone na adres do doręczeń, wskazany przez podmiot niepubliczny do nadania korespondencji.
Usługa e-doręczeń pozwala na przyspieszenie dokonania niezbędnych formalności w urzędach oraz zapobiega sytuacjom, w których podmiot niepubliczny nie wyrabia się z wysłaniem pisma przed ustawowymi terminami.
Czy jest możliwe połączenie adresu do doręczeń elektronicznych z adresem e-mail?
Obowiązek zidentyfikowania i uwierzytelnienia odbiorcy i nadawcy korespondencji ciąży na dostawcy usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. W zależności od udostępnianych rodzajów usługi, nie wyklucza się, aby podmiot usługi e-doręczeń otrzymywać korespondencję przesyłek rejestrowanych bezpośrednio na swój adres e-mail. Istotne jest to, aby dostawca usługi mógł jednoznacznie zidentyfikować, że do podanego adresu e-mail jest przypisany rzeczywisty podmiot, korzystający z adresu do doręczeń elektronicznych.
