Wybór księgowej to niezwykle istotny krok dla każdego właściciela firmy. Szczegółowe prowadzenie ksiąg rachunkowych i podatkowych to podstawa prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Księgowa to zatem osoba, która będzie strzec porządku finansowego w Twojej firmie. To ona będzie odpowiadać nie tylko za rejestrację transakcji, ale również za sporządzanie deklaracji podatkowych oraz sprawozdań finansowych. Oznacza to, że będzie odgrywać jedną z kluczowych ról w Twoim przedsiębiorstwie. Dzięki niej będziesz w stanie kontrolować swoje finanse i podejmować lepsze decyzje biznesowe. Na co zatem zwrócić uwagę wybierając księgową? Poniżej poruszamy tę kwestię.
Spis treści:
Księgi rachunkowe i podatkowe dla każdego przedsiębiorcy powinny być świętością, ponieważ błędy w ich prowadzeniu mogą przynieść poważne konsekwencje. Źle sporządzone sprawozdania finansowe mogą wprowadzić Cię w błąd, a tym samym utrudnić podejmowanie właściwych decyzji biznesowych. Dodatkowo nieprawidłowo wypełniona deklaracja podatkowa może być powodem nałożenia kary finansowej lub pojawienia się negatywnych konsekwencji podatkowych. Jeśli chcesz uniknąć powyższych problemów, musisz mieć dobrą księgową. Jak ją wybrać? Podpowiadamy!
Dobra księgowa - dlaczego analiza potrzeb Twojego biznesu pomoże Ci ją wybrać
Prawidłowy wybór księgowej będzie w dużej mierze zależał od specyfiki przedsiębiorstwa. Dlatego też, jeśli chcesz wybrać dobrze, musisz przeprowadzić analizę potrzeb własnej firmy, ponieważ każdy biznes wymaga indywidualnego podejścia. Co wziąć pod uwagę podczas badania własnych potrzeb?
Rozumienie charakteru i wielkości firmy
Zanim wybierzesz osobę prowadzącą Twoją księgowość, określ czy zarządzasz niewielką, średnią, czy dużą firmą (np. korporacją). A może dopiero rozpoczynasz przygodę z biznesem i będziesz działał na zasadzie start-upu lub chcesz założyć spółkę? Odpowiadając na to pytanie, będziesz w stanie zawęzić pole poszukiwań do osób i firm, które mają doświadczenie w obsłudze przedsiębiorstw o podobnym profilu działalności. Musisz pamiętać, że każdy z wymienionych rodzajów firm będzie wyróżniał się innymi potrzebami w zakresie księgowości, o czym powinna pamiętać dobra księgowa.
Określenie zakresu usług księgowych
Określenie zakresu usług, z jakich chcesz skorzystać, jest kolejną kluczową kwestią. Tutaj musisz zastanowić się, czy będziesz potrzebował pełnej księgowości, czyli m.in. prowadzenia ksiąg rachunkowych i rozliczeń podatkowych, czy jedynie doradztwa w zakresie podatków i finansów. Jeśli jasno sprecyzujesz swoje potrzeby, wybór księgowej z odpowiednimi kompetencjami będzie łatwiejszy. Jeśli szukasz sprawdzonej księgowości dla spółki z o.o., umów się na konsultacje do Wirtualnego Biura Spółki.
Fuzje, leasing, międzynarodowe wpłaty i wypłaty — określ stopień skomplikowania dokonywanych w firmie transakcji
Jeśli już na samym początku wiesz, że Twoja firma będzie angażować się w skomplikowane transakcje finansowe, istotne jest, aby wybrać księgową, która będzie miała doświadczenie w tym zakresie. Musisz mieć świadomość, że skomplikowane transakcje finansowe będą wymagać od niej specjalistycznej wiedzy, dlatego jej doświadczenie oraz kompetencje w tym zakresie powinny być kluczowe.
Kierunek rozwoju firmy
Kierunek rozwoju firmy to kolejna kwestia, o której warto pamiętać, wybierając usługi księgowe. Planując szybki rozrost firmy i ekspansję na inne miasta, a nawet kraje, musisz pamiętać o tym, aby wybrana księgowa była elastyczna. Taka osoba musi mieć doświadczenie w obsłudze prężnie rozwijających się firm i być gotowa na rozszerzenie działalności, ponieważ może to okazać się kluczem do sukcesu, na którym zależy każdemu przedsiębiorcy.
Sprawdzenie, czy działalność jest zgodna z obowiązującymi przepisami i regulacjami
Różne rodzaje działalności regulowane są różnymi przepisami i regulacjami podatkowymi, których każdy przedsiębiorca powinien przestrzegać. Wybierając księgową, musisz mieć pewność, że będzie doskonale zorientowana w lokalnych oraz krajowych przepisach podatkowych, jak również, że posiada aktualną wiedzę na temat finansów i rachunkowości.
Księgowa - jak wyszukiwać potencjalne kandydatki i kandydatów?
Chcąc znaleźć najlepszą na rynku księgową, która spełni Twoje oczekiwania, powinieneś skupić się na różnych metodach wyszukiwania oraz wyboru kandydatów. Tylko wtedy możesz mieć pewność, że znajdziesz osobę, której kompetencje będą najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb. Na co zwrócić uwagę? Przede wszystkim na:
- Ogłoszenia w Internecie i portalach branżowych — nie da się ukryć, że Internet i portale branżowe są nieocenioną skarbnicą wiedzy. Skorzystaj zatem z wyszukiwarek, wpisując prawidłowo dobrane słowa kluczowe, np. księgowa, księgowość dla firm, księgowość dla spółek, księgowość [wybrana nazwa miasta] czy księgowość dla [wybrana nazwa branży]. Takie wyszukiwanie pozwoli Ci stworzyć bazę potencjalnych miejsc i osób, z którymi chciałbyś współpracować. Istotne informacje znajdziesz także na forach i portalach branżowych, na których przedsiębiorcy rekomendują firmy księgowe i dzielą się swoimi doświadczeniami.
- Rekomendacje od właścicieli innych firm — jest to jedno z najlepszych źródeł, w których powinieneś szukać potencjalnego kandydata. Wystarczy, że porozmawiasz ze znajomymi, którzy prowadzą swoje firmy lub z kolegami z branży, którzy z pewnością polecą Ci księgową, z którą dobrze im się współpracowało lub nadal współpracuje.
- Lokalne organizacje księgowe — jeśli w Twojej okolicy znajdują się takie miejsca, warto poprosić je o listę potencjalnych kandydatów, którzy posiadają licencję i spełniają odpowiednie standardy etyki zawodowej.
- Social Media — jest to narzędzie coraz częściej wykorzystywane do przedstawiania swoich profili zawodowych, np. na platformie LinkedIn możesz jesteś w stanie znaleźć profesjonalistów, przeanalizować ich doświadczenie, publikacje, a także rekomendacje. Co więcej, możesz także dodać ogłoszenie, że poszukujesz doświadczonej księgowej.
- Agencje rekrutacyjne — jeśli nie masz czasu na samodzielne poszukiwanie dobrej księgowej, zleć to zadanie doświadczonej agencji rekrutacyjnej. Doświadczeni rekruterzy dobiorą kandydatów pod względem Twojego zapotrzebowania, a także ich kompetencji i doświadczenia.
- Strony internetowe księgowych — wiele doświadczonych księgowych ma obecnie własne strony internetowe, na których przedstawiają swoją działalność. Warto prześledzić dorobek księgowych z Twojej okolicy, a także opinie klientów, którzy korzystają z ich usług.
Co wziąć pod uwagę oceniając kompetencje i doświadczenie księgowej?
Po zebraniu listy potencjalnych księgowych powinieneś dokładniej ocenić ich doświadczenie, kompetencje oraz zakresu usług. Przeprowadź gruntowną ocenę kandydatów, aby mieć pewność, że w przyszłości Twoje finanse będą zachowane w należytym porządku. Poniżej przedstawiamy kluczowe kryteria, które pozwolą Ci wybrać profesjonalnego i przede wszystkim zaufanego księgowego, który poprowadzi dla Ciebie księgowość dla spółki lub JDG.
Kwalifikacje i certyfikaty
Posiadane kwalifikacje i potwierdzające je certyfikaty to pierwsza rzecz, na którą powinieneś zwrócić uwagę. Upewnij się, że wybrana osoba będzie posiadała odpowiednie wykształcenie w zakresie finansów i rachunkowości. Wielu księgowych dodatkowo posiada certyfikaty, które potwierdzają posiadane przez nich umiejętności, np. certyfikat księgowego uprawniający do obsługi podatkowej. Kandydaci, którzy mają potwierdzone kwalifikacje będą bardziej skuteczni i pewni w swojej pracy.
Doświadczenie księgowego w obszarze działalności, jaką chcesz prowadzić
Wiedza i doświadczenie w zakresie działalności, jaką chcesz prowadzić to kolejna kluczowa kwestia, na którą musisz zwrócić uwagę. Specyficzne zasady i przepisy podatkowe, jakie mogą dotyczyć Twojej branży powinny być znane osobie, którą wybierzesz. Dzięki temu łatwiej dostosuje się do specyfiki biznesu, a także będzie bardziej zorientowana w branżowych wymogach. Podczas rozmowy zadaj mu pytania o rozliczenia charakterystyczne dla Twojej branży. Jeśli księgowy nie będzie od razu znał odpowiedzi i obiecał, że wróci do Ciebie z informacją, może okazać się, że Wasza przyszła współpraca nie będzie udana.
Czy księgowy się dokształca?
Przyglądając się doświadczeniu i wiedzy kandydata, nie zapomnij zapytać podczas rozmowy rekrutacyjnej, czy księgowy się dokształca. Ciągle zmieniające się prawo podatkowe oraz wszelkie regulacje finansowe wymagają od osób zajmujących się tymi tematami, aby ciągle być na bieżąco. Statystyki pokazują, że jedynie 80% księgowych regularnie się dokształca. Jeśli nie chcesz trafić na pozostałe 20% nie bój zapytać się o kursy, w jakich ostatnio uczestniczył potencjalny kandydat lub kandydatka.
Opinie klientów i referencje
Referencje i opinie klientów korzystających z usług księgowej, której doświadczenie i kwalifikacje zwróciły Twoją uwagę, to informacje, na jakie powinieneś zwrócić uwagę. Powinny być dla Ciebie ważne, ponieważ pozwolą dowiedzieć się, jakie doświadczenia z daną księgową mieli inni przedsiębiorcy. Pozytywne opinie i rekomendacje to z pewnością dobry znak.
Zaangażowanie i komunikacja
Poprawna komunikacja oraz zaangażowanie we współpracę to także istotny aspekt. Podczas spotkania rekrutacyjnego obserwuj, czy Twój kandydat jest aktywny — słucha, zadaje pytania i jest zaangażowany w rozmowę. Dobra komunikacja będzie podstawą udanej współpracy między Tobą a księgową, ponieważ wymaga od Was ciągłej współpracy i kontaktu. A jeśli o tym ostatnim mowa, sprawdź, czy księgowy, którego masz na oku, oddzwania w ciągu 24 godzin. Możesz zapytać o to kogoś, kogo obsługuje lub sam wysłać wiadomość z prośbą o telefon. W taki sposób przekonasz się, czy specjalista w zakresie księgowości jest kontaktowy. Księgowa, na którą możesz liczyć w każdej chwili to prawdziwy skarb.
Znajomość oprogramowania i nowoczesnej technologii
W dobie cyfrowych czasów wiele księgowych wspomaga się zaawansowanym oprogramowaniem. Wybierając usługi księgowe sprawdź, czy dana osoba ma doświadczenie w korzystaniu z odpowiednich narzędzi oraz programów, które ułatwią prowadzenie Twojej księgowości. Dobrze, jeśli księgowa korzysta także z możliwości załatwiania spraw cyfrowo w Urzędzie Skarbowym czy ZUS-ie.
Dla wielu przedsiębiorców istotne jest również to, czy księgowa odbiera faktury osobiście, czy można je przesłać mailem. Jeśli potencjalny kandydat będzie przekonywał Cię, że osobiście musisz dostarczyć mu papierowe dokumenty, wiedz, że nie musisz tego robić. Może to być znak, że Wasza współpraca nie będzie przebiegała w taki sposób, na jakim Ci zależy.
Dyskrecja i etos pracy
Profesjonalizm, dokładność i przede wszystkim dyskrecja to cechy, którymi powinna wyróżniać się idealna księgowa. Odpowiednie traktowanie poufnych informacji i terminowość to kwestie, o których nie możesz zapomnieć wybierając kandydata na księgową.
Ubezpieczenie księgowego
Choć ubezpieczenie księgowego nie jest najważniejszą kwestią, na nie także powinieneś zwrócić uwagę. Nie da się ukryć — nawet najlepszy księgowy także może się pomylić. Dlatego też wielu z nich ma dodatkowe ubezpieczenie. Jeśli okaże się, że z powodu ich pomyłki Twoja firma poniosła szkodę, zostanie ona pokryta z ubezpieczenia księgowego.
Poza pytaniem o standardowe OC dopytaj również o ubezpieczenie nadwyżkowe albo uzupełniające. To właśnie one gwarantują wypłacalność księgowego ponda sumy, jakie zostały odgórnie ustalone w ustawie.
Jak przygotować się do spotkania rekrutacyjnego z potencjalną księgową?
Przebrnąłeś już przez wszystkie powyższe punkty? Przyszedł zatem czas, aby umówić spotkania rekrutacyjne z potencjalnymi kandydatami. Jak się do niego przygotować i jakie pytania warto zadać? Podpowiadamy poniżej.
Przygotowując się do rozmowy weź pod uwagę kluczowe aspekty, które będą dla Ciebie najważniejsze, jak np. sposób komunikacji, dostępność czy elastyczność. Przypomnij sobie, jakie oczekiwania ma spełniać osoba prowadząca Twoją księgowość, bez względu na to czy będzie to księgowość dla JDG czy księgowość dla spółki. Przygotuj także niezbędne dokumenty dotyczące Twoich finansów, które chciałbyś pokazać potencjalnym kandydatom.
W czasie spotkania wytłumacz kandydatom, na czym polega specyfika Twojego biznesu. Opowiedz o modelu biznesowym, skali działalności oraz ewentualnym rozwoju, jaki planujesz na najbliższe kilka lat. Dzięki temu kandydat uzyska pełen obraz Twojej firmy, a tym samym będzie mógł jasno określić, jakie usługi może Ci zaoferować.
Jakie pytania warto zadać podczas rozmowy rekrutacyjnej?
Podjęcie decyzji dotyczącej współpracy z wybranym kandydatem mogą ułatwić Ci pytania, jakie mu zadasz. Spójrz na te, które proponujemy:
- Jakie ma Pan/Pani doświadczenia w pracy z firmami o podobnym profilu?
- Jakiego oprogramowania księgowego Pan/Pani używa i jak wyglądają umiejętności, jeśli chodzi o jego obsługę?
- Jak wygląda Pana/Pani kontakt z Klientem? Jak często odbywają się spotkania konsultacyjne?
- Jak wyglądają stawki za usługi księgowe i jakie warunki pracy Pan/Pani preferuje?
Są to oczywiście przykładowe pytania, które może usłyszeć księgowa. Możesz pytać o różne kwestie, które są dla Ciebie kluczowe. Ważne, abyś po rozmowie miał pewność, że dany kandydat to ten księgowy, który skutecznie, terminowo i dokładnie będzie prowadzić Twoją księgowość.
Podsumowanie
Wybór księgowej nie jest prostą sprawą. Tylko dokładnie analizując potrzeby własnego biznesu, jesteś w stanie podjąć świadomą decyzję o wyborze księgowej. Mając pewność, że Twoje finanse są w odpowiednich rękach, możesz skoncentrować się na rozwoju biznesu.
I ostatnie zdanie na koniec — pamiętaj, że wybór odpowiedniej księgowej będzie inwestycją w przyszłość, która w dłuższej perspektywie czasu zaowocuje określonymi korzyściami.
