KUP czyli koszt uzyskania przychodu

Czego nie można odliczyć jako koszt uzyskania przychodu?

Przedsiębiorcy od lat korzystają z możliwości odliczenia w deklaracji podatkowej kosztów uzyskania przychodu. Są to wydatki, jakie ponosimy w związku z osiągnięciem przychodu lub w celu zabezpieczenia jego źródła.

Muszą być one nieodłącznie związane z prowadzoną działalnością, więc nie wszystkie wydatki możemy wziąć tu pod uwagę. Sprawdź, co zalicza się do możliwych do zaksięgowania zobowiązań, a na co należy uważać podczas pomniejszania podstawy opodatkowania.

Definicja kosztów uzyskania przychodu

Kwestię tę reguluje ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. W artykule 11 tejże ustawy wskazano, że kosztami uzyskania przychodów możemy nazwać wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Dodatkowo, ustawa ta jasno wskazuje w art. 23, jakie wydatki nie stanowią takich kosztów, czyli jakich nie możemy odliczać od podstawy opodatkowania.

Co nie jest kosztem uzyskania przychodów?

Nie wszystkie wydatki możemy wliczyć jako koszt uzyskania przychodów. Nie będą to przykładowo odsetki w związku z nieterminową spłatą podatku lub zobowiązań budżetowych. Nie jest możliwe też odliczenie wydatków na spłatę rat kredytów i pożyczek, za to istnieje możliwość wliczenia w koszty ich części odsetkowej.

Co ponadto nie jest kosztem uzyskania przychodów?

Wydatki poniesione na reprezentację firmy.
Odpisy amortyzacyjne – Jeśli przekraczają wartość 150 000 zł w przypadku aut osobowych).
Zakup okularów korekcyjnych czy soczewek kontaktowych – Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zatrudniamy pracownika, który posiada lekarskie orzeczenie o konieczności noszenia okularów korekcyjnych w czasie pracy.
Odzież do pracy – Niestety wielu przedsiębiorców myli się co do możliwości odliczenia od podstawy takich elementów jak garnitur, walizka czy neseser. Niekiedy są one niezbędne, aby odpowiednio zaprezentować się podczas spotkań z kontrahentami. Niestety, obowiązujące prawo nie uwzględnia takich opcji jako koszt uzyskania przychodu, powołując się na argumentację o osobistym charakterze zakupu.
Kursy i szkolenia – Nie zawsze możemy zaliczyć szkolenia pracownicze jako koszt uzyskania przychodu. Jest to jednak możliwe w sytuacji, gdy przedsiębiorca odpowiednio udokumentuje i uzasadni fakt zabezpieczenia źródła dochodu, zapisując siebie lub pracownika na szkolenie. Zasadna jest tutaj przykładowo sytuacja, gdy programista odbył niezbędny do pracy kurs języka programowania. Z kolei nie będzie to możliwe, gdy skorzystamy z kursów przedstawicieli handlowych.
Odszkodowanie wypłacone byłemu pracownikowi.
Praca członka rodziny jako zatrudnionego w firmie.
Zakup miejsca postojowego dla pojazdu pracownika.
Świadczenia urlopowe.
Mandaty karne wystawione na dane pracowników.
Ubezpieczenie zdrowotne w części nieodliczonej.
Zakup sprzętów, które nie stanowią przedmiot działalności, np. wyposażenia firmowej kuchni.
Wydatki na wykupienie diety cateringowej dla przedsiębiorcy.
Naprawa samochodu, który nie jest objęty ubezpieczeniem dobrowolnym.

Kosztem uzyskania przychodu nie są też wszystkie koszty amortyzacji, np.: amortyzacja środka trwałego sfinansowanego z dotacji UE, odpisy od środka trwałego oddanego w użytkowanie nieodpłatne, amortyzacja pojazdu osobowego powyżej 20 000 euro, czy też amortyzacja środka w części przekazanej na kapitał zapasowy.

Pozostałe wydatki, których nie możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu:

Nieodpłatne przekazanie towarów;
Niezwrócone zaliczki;
Składki ZUS za jedynego udziałowca spółki;
Strata z tytułu sprzedaży przedawnionej wierzytelności;
Wydatki na członków rady nadzorczej;
Składki na rzecz organizacji;
Podatek od dochodu uzyskanego za granicą;
Kary za nieterminowe usunięcie wad wykonanej usługi;

Zakup akcji ze środków obrotowych

Co można wliczyć jako koszt uzyskania przychodu?

Chcąc odliczyć od podstawy koszty uzyskania przychodu, musimy pamiętać, że będą to wszystkie wydatki bezpośrednio związane z prowadzeniem firmy i charakterem działalności, bez których zakupu niemożliwe byłoby uzyskanie przychodu. Możemy do nich zaliczyć nawet remont biur, jeśli jest to niezbędne do wykonywania pracy na odpowiednim poziomie. Może być to również wykupione oprogramowanie, zakup akcesoriów czy sprzętów koniecznych do pracy, opłata za czynsz i media, a nawet elementy wyposażenia biur.

Podstawowe koszty uzyskania przychodu w firmach to:

Wydatki związane z utrzymaniem biura/siedziby: sprzątanie, zakup sprzętu i potrzebnego wyposażenia.
Pensje pracowników.
Zakup urządzeń dla pracowników jak telefon, komputer, drukarka.
Wydatki na prowadzenie księgowości.
Doszkalanie pracowników, odpowiednie kursy, związane z działalnością firmy i wykonywaniem obowiązków w ramach zatrudnienia.
Amortyzacja środków trwałych.
Utrzymanie aut pracowniczych.
Leasing samochodu osobowego, jeśli wartość nie przekracza 120 000 zł lub 225 000 zł w przypadku auta elektrycznego.

Wydatki na gastronomię

Jak wspomniano wyżej, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków na tzw. reprezentację. W związku z tym, nie zawsze możliwe będzie odliczenie kosztów poniesionych na usługi gastronomiczne. Jednak, jak wskazuje interpretacja ogólna Ministra Finansów z 2013 roku, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i art. 23 ust 1 pkt 23, wydatki ponoszone na drobne poczęstunki, napoje, posiłki, niezależnie od miejsca ich podania, serwowane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, czy wykonawcami, dotyczących zakresu prowadzonej działalności, stanowią koszt uzyskania przychodów. Jeśli więc podczas ważnego spotkania biznesowego przedsiębiorca poniesie wydatek na zakup obiadu, lunchu, kawy, herbaty, kanapek, wody mineralnej, czy poczęstunku w formie ciastek lub paluszków, które zostaną zaserwowane w siedzibie podatnika lub poza nią, może odliczyć je od podstawy opodatkowania.

Abonament telefoniczny i internetowy

Możliwe jest wliczenie do kosztów uzyskania przychodu abonamentów, które podatnik płaci za korzystanie z telefonu stacjonarnego czy internetu. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy działalność zarejestrowano w miejscu zamieszkania przedsiębiorcy. Wówczas odliczenie od podstawy może zostać zakwestionowane z powodu możliwości korzystania z łącza w celach prywatnych. Nie ma możliwości wyodrębnienia, jakie koszty zostały poniesione na prowadzenie działalności, a jakie są związane z celami prywatnymi. Z kolei jeśli chodzi o telefon stacjonarny, podstawę może stanowić billing rozmów.

Zakup dekoracji do biur

Ciekawostką jest, że do kosztów uzyskania przychodu możemy zaliczyć nawet dekoracje, jakimi wyposażamy pokoje biurowe. Warto pamiętać, że elementy takie nie mogą mieć charakteru reprezentacji. Nie powinny więc odbiegać wartością od przyjętych norm. Odliczyć od podstawy możemy więc zakup kwiatów doniczkowych, akwariów, obrazów (pod warunkiem, że nie są to duże dzieła sztuki) czy plakatów.

Strona www

Do kosztów firmowych możemy zaliczyć również wydatki poniesione na założenie czy zaprojektowanie witryny. Będą to wydatki związane z CMS, wsparciem technicznym, wykupieniem domeny, hostingiem, pozycjonowaniem, czy kontentem na stronę internetową.

Reklama i marketing

Od podstawy opodatkowania odliczymy też koszty reklamy internetowej, w tym umieszczanie płatnych ogłoszeń na portalach, marketing e-mailowy, Google AdWords, czy reklamy w social mediach. Zalicza się do tego także reklamę w prasie, radiu i telewizji, a także działania PR.