Jak złożyć sprawozdanie finansowe spółki? Poradnik krok po kroku

Jak złożyć sprawozdanie finansowe spółki? Poradnik krok po kroku

Sprawozdanie finansowe do KRS jest sporządzane na koniec roku obrotowego firmy w celu ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych. Jest to najważniejszy raport przedsiębiorstwa, który przedstawia informacje związane z sytuacją finansową firmy w formie zestawień liczbowych. Zgodnie z prawem, sprawozdania finansowe do KRS muszą złożyć wszystkie spółki widniejące w rejestrze przedsiębiorców.

Sprawozdanie finansowe spółki najważniejsze informacje

Sprawozdanie dotyczy danego roku podatkowego i sporządzane jest według dnia bilansowego spółki. Jest to w zasadzie zbiór dokumentów finansowych, które potwierdzają wyniki gospodarcze przedsiębiorstwa. Ustawa o rachunkowości w art. 45 ust. 2 wskazuje, jakie dokumenty należy złożyć do KRS.

Obecnie sprawozdanie finansowe oraz towarzyszące mu dokumenty można złożyć jedynie drogą elektroniczną. Nie można tego zrobić w stacjonarnie w sądzie rejestrowym.

Do kiedy złożyć sprawozdanie?

Sprawozdanie finansowe za 2021 – jakie są terminy? Handlowe spółki osobowe i kapitałowe mają 3 miesiące od dnia bilansowego na sporządzenie sprawozdania finansowego. Zgodnie z ustawą o rachunkowości dniem bilansowym jest dzień, na który dana jednostka zobowiązana jest sporządzić sprawozdanie finansowe. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, to należy je przygotować do 31 marca. Następnie gotowy raport powinien być przedstawiony do zatwierdzenia walnemu zgromadzeniu wspólników.

 

Do kiedy sprawozdanie finansowe 2022 musi zostać zatwierdzone? Powinno być zatwierdzone w terminie nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Tak więc, jeżeli rok bilansowy pokrywa się z kalendarzowym, data ta będzie przypadać do 30 czerwca.

 

Sprawozdanie finansowe za 2021 – do kiedy je należy złożyć po akceptacji przez spółkę? Od daty akceptacji raportu przez wspólników, przedsiębiorstwo ma 15 dni na złożenie go w KRS.

Jak przygotować sprawozdanie?

Poprawnie sporządzone sprawozdanie finansowe musi być:

  • zapisane w odpowiedniej strukturze i formacie pliku XML,
  • podpisane profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę, która zajmuje się prowadzeniem ksiąg rachunkowych oraz przez kierownika jednostki, a w przypadku jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich jej członków (w przypadku spółki wspólników).

 

Obowiązujące struktury i format sprawozdań finansowych dla jednostek wpisanych w rejestrze przedsiębiorców KRS, można znaleźć w internecie pod hasłem Struktury e-Sprawozdań. Należy mieć na względzie, że wysłany plik do KRS, który będzie niezgodny z obowiązującymi normami nie zostanie przyjęty przez system.

Gdzie należy złożyć sprawozdanie? Ile to kosztuje?

Sprawozdanie możesz złożyć elektronicznie przez:

  • system S24 na formularzu KRS-Z30,,
  • Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF).

 

Opłata za wysłanie sprawozdania finansowego zależy od tego, jakim sposobem wyślesz zgłoszenie. Jeśli wykonasz to poprzez system S24, to zapłacisz 140 zł. Jednakże jest także darmowy sposób.

 

Jak złożyć bezpłatnie sprawozdanie do KRS? Należy wysłać zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych przez stronę https://ekrs.ms.gov.pl/. Kto może złożyć bezpłatnie sprawozdanie finansowe do KRS? W zasadzie wszyscy przedsiębiorcy wpisani do rejestru KRS pod warunkiem, że zgłoszenia dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji spółki, której PESEL został ujawniony w KRS. Jeśli nie ma takiej osoby, to może dokonać tego profesjonalny pełnomocnik – w tym wypadku odpłatnie przez system S24.

 

Co istotne, od kwietnia 2019 roku możesz dokonać bezpłatnego złożenia dokumentów finansowych przez profesjonalnego pełnomocnika – adwokata, radcę prawnego. Warunkiem jest przekazanie przez Naczelną Radę Adwokacką lub Krajową Radę Radców Prawnych do sądów oraz Ministerstwa Sprawiedliwości numeru PESEL.

W jaki sposób złożyć sprawozdanie finansowe spółki?

Niezbędne jest założenie konta w serwisie eKRS. Aby to zrobić, musisz posiadać profil zaufany lub posługiwać się kwalifikowanym e-podpisem. Po zalogowaniu się przejdź do zakładki “Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych, a następnie do “Przygotowanie i składanie zgłoszeń”. System wskaże Ci, jakie dokumenty należy załączyć, aby zgłoszenie sprawozdania było kompletne.

Krok 1 – wyszukanie firmy przez system KRS

Podczas tego etapu, system weryfikuje, czy są podmioty uprawnione reprezentacji firmy i czy ich numer PESEL jest widoczny w rejestrze KRS. Jeśli nie ujawniono takich podmiotów, sprawozdanie można złożyć z wnioskiem o zmianę wpisu w KRS przez system S24.

Krok 2 – dołączenie dokumentacji

Na tym etapie musisz wskazać rodzaj zgłoszenia oraz za jaki okres zgłaszasz dokumenty finansowe. Niezbędne jest również podanie daty sporządzenia dokumentu i języka, w jakim został sporządzony. Kolejno zaznacz “Dodaj dokument” i załącz wymagane dokumenty w oddzielnych plikach.

 

W przypadku rocznego sprawozdania finansowego firmy należy zgłosić:

  • roczne sprawozdanie finansowe
    • bilans;
    • rachunek zysków i strat;
    • informacja dodatkowa albo inny dokument z art. 48 ustawy o rachunkowości;
    • zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym (jeśli sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta);
    • rachunek przepływów pieniężnych (jeśli sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta);
  • sprawozdanie z działalności;
  • sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej;
  • uchwałę o podziale zysku bądź pokryciu straty;
  • uchwałę lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego;
  • opinię biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego.

 

Każdy załączony plik dokumentu (zakładka Plik dokumentu) może zostać podpisany kwalifikowanym e-podpisem. Jeśli tak nie jest, to możesz podpisać go profilem zaufanym na ostatnim etapie wysyłania zgłoszenia.

 

Jeżeli dokument został zatwierdzony oddzielnym podpisem, należy załączyć plik zawierający podpis przez wybranie opcji “Plik zawierający oddzielny podpis”.

Krok 3 – złożenie oświadczenia

W tym kroku uzupełniasz oświadczenie, że oryginały załączonych dokumentów sprawozdania finansowego, z działalności i z płatności na rzecz administracji publicznej, zostały podpisane przez kierownika firmy i księgowego. Jeśli zabraknie któregoś z podpisów, musisz odznaczyć pole, które tego dotyczy. Jednocześnie wypełniasz pola “Kto nie podpisał” oraz “Powód braku podpisu”.

Krok 4 – sprawdzenie poprawności danych i wysłanie raportu

W tym kroku musisz zweryfikować poprawność zgłoszenia – czy wszystkie dokumenty zostały załączone oraz czy nie mają jakichś braków. Następnie podpisujesz zgłoszenie lub przekazujesz do podpisu na konto innego użytkownika. Po podpisaniu podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym należy wysłać gotowe sprawozdanie do RDF.

 

Co istotne, przed podpisem masz możliwość podglądu na całe zgłoszenie (Pokaż zgłoszenie) oraz pobrania każdego załączonego dokumentu (Pobierz treść dokumentu).

Jak podpisać sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie wraz z załączoną dokumentacją muszą zostać podpisane za pomocą profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeżeli przedsiębiorstwo ma zarząd lub wielu wspólników, którzy kierują sprawami spółki, sprawozdanie muszą podpisać wszyscy. Nie można upoważnić np. tylko jednej osoby z zarządu do podpisania rocznego sprawozdania. System automatycznie wskazuje osoby obowiązane do podpisania sprawozdania. Jeżeli zgłoszenie jest podpisywane przez kilka osób, to można skorzystać zarówno z podpisu elektronicznego, jak i profilu zaufanego.

 

Ale uwaga! W przypadku, gdy do zgłoszenia zostanie dołączony jeden niepodpisany dokument, wówczas zgłoszenie będzie mogło być podpisane przez profil zaufany. Niepodpisane załączniki zostaną podpisane wraz ze zgłoszeniem.

 

Powszechnie stosowanym sposobem przez spółki na akceptację dokumentów jest korzystanie z profilu zaufanego. Za jego pomocą można:

  • podpisywać dokumenty – również te, które podpisał ktoś inny
  • sprawdzić, czy inne osoby złożyły prawidłowy podpis
  • zobaczyć podpisane dokumenty

 

Jakie spółki są zwolnione z obowiązku złożenia sprawozdania finansowego?

Według przepisów, wspólnicy spółek jawnych i spółek partnerskich nie muszą składać rocznego sprawozdania finansowego, jeżeli:

  • przychody netto spółki ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są poniżej 2 mln euro (w przeliczeniu na złotówki) i
  • spółka nie prowadzi ksiąg rachunkowych.

 

W tym wypadku należy złożyć drogą elektroniczną oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego. Oświadczenie można złożyć po zalogowaniu się do “Bezpiecznego zgłoszenia dokumentów finansowych”