Wirtualne biuro a rejestracja do VAT

Wirtualne biuro a rejestracja do VAT

Wirtualne biuro to legalny i dobry pomysł na optymalizację kosztów przez przedsiębiorcę. Czego dopilnować, jeśli chcesz podać adres e-biura podczas rejestracji do VAT?

Prawo nie nakazuje przedsiębiorcy posiadania własnej siedziby. Dlatego wiele osób – nie tylko stawiających pierwsze kroki w biznesie – chętnie korzysta z usług wirtualnych biur.

Wirtualne biuro i rejestracja do VAT

Dzięki temu przedsiębiorcy ograniczają koszty wynajmu, a jednocześnie mogą podać adres do rejestracji w atrakcyjnej lokalizacji (w rejestrze CEiDG nie pojawi się miejsce ich zamieszkania jako osób fizycznych), mają dostęp do sal konferencyjnych, zagwarantowany odbiór korespondencji a nawet przyjęcie interesantów.

Warto pamiętać, że jeśli wirtualne biuro wynajmuje osoba prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, to właściwy Urząd Skarbowy będzie zgodny z miejscem zamieszkania przedsiębiorcy, a nie adresem e-biura.

Wirtualne biuro i VAT

Adres wirtualnego biura bywa podawany przez przedsiębiorcę do rejestracji do VAT. Z tym mogą się jednak wiązać pewne problemy.

Bywa, że urzędy skarbowe odmawiają rejestracji takich firm jako płatników VAT. Dlaczego?

Odmowa rejestracji na potrzeby VAT

Jak już pisaliśmy, korzystanie z e-biura jest legalnym, zgodnym z prawem rozwiązaniem. Jednak urzędnicy skarbówki podejrzewają, że w niektórych przypadkach wynajem wirtualnego biura to sposób na oszustwo i wyłudzanie zwrotów VAT.

Dla części potencjalnych klientów wirtualnych biur, obawa przed odmową rejestracji VAT jest argumentem za samodzielną siedzibą dla firmy. Inni nie chcą wzmożonego zainteresowania urzędów skarbowych i uciążliwych kontroli.

Kontrole skarbówki mogą być kłopotliwe, ale zazwyczaj dla przedsiębiorców, którzy korzystają z wątpliwej jakości ofert e-biur. Renomowane firmy oferujące wirtualne biura podkreślają, że ich klienci pozytywnie przechodzą kontrole.

Wirtualne biuro, VAT, kontrola

W wielu przypadkach kontrole służą potwierdzeniu, czy przedsiębiorca rzeczywiście korzysta z wirtualnego biura i prowadzi działalność pod wskazanym adresem.

Kontrolerzy weryfikują czy podatnik VAT faktycznie znajduję się pod wskazanym adresem i z niego korzysta.

Firma prowadząca wirtualne biuro pokazuje kopię umowy najmu, przekazuje dane kontaktowe oraz udziela informacji o tym, jak przedsiębiorca korzysta z udostępnionej powierzchni, np. czy regularnie płaci za wynajem i ma dostęp do pomieszczeń.

Podsumowując, wirtualne biuro może służyć do rejestracji do VAT. Kontrole są możliwe, ale wybór solidnego dostawcy powierzchni biurowej ogranicza ryzyko do minimum.

Dużo zależy też od tego w jaki sposób przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą. Jeśli wynajmuje e-biuro, to powinien dopilnować, żeby skarbówka nie miała wątpliwości, że to faktyczna siedziba jego firmy – korzystać z sal konferencyjnych, organizować spotkania z kontrahentami czy też prowadzić zebrania zarządu spółki.

Dobrym pomysłem jest złożenie kopii umowy najmu wraz z wnioskiem VAT-R.