Wirtualne biuro – czym jest, jakie są jego zalety i co możesz dzięki niemu zyskać?

Wirtualne biuro – czym jest, jakie są jego zalety i co możesz dzięki niemu zyskać?

Zakładanie własnej firmy wiąże się z wymogiem przejścia przez niezbędne formalności. Jedną z nich jest rejestracja działalności. Do tego konieczne jest podanie adresu, co dla wielu osób bywa problematyczne. Nie zawsze bowiem konieczne jest posiadanie odrębnej siedziby firmy, szczególnie jeśli działalność ma polegać na świadczeniu usług dla zewnętrznych klientów. W takiej sytuacji świetnym rozwiązaniem jest wirtualne biuro. Dowiedz się, na czym polega takie rozwiązanie i jakie przyniesie Ci korzyści.

Czym jest wirtualne biuro?

Na wstępie warto wyjaśnić, czym jest wirtualne biuro, zwłaszcza że do niedawna nie było to wcale tak popularne rozwiązanie, jakim jest obecnie. Podczas rejestracji działalności należy podać konkretny adres, by móc zarejestrować się w CEIDG lub KRS. Jest to bezwzględny warunek, aby Twoja firma mogła zacząć legalnie funkcjonować. Jeżeli jednak wiesz, że większość pracy będziesz wykonywać w domu lub w miejscach zleconych przez klienta, zapewne zastanawiasz się, czy jest w ogóle sens podawać np. swój adres domowy. Na szczęście nie! Właśnie z tego powodu powstała opcja wirtualnego biura.

Biuro wirtualne stanowi po prostu usługę, w ramach której przedsiębiorca wynajmuje adres i skrzynkę pocztową na potrzeby swojego biura. Pracownicy biura wirtualnego odbierają pocztę, przyjmują interesantów, czy też skanują dokumenty. Co ciekawe, możliwe jest także prowadzenie przez nich księgowości firmy. Ponadto można także (zwykle po uprzedniej rezerwacji) skorzystać z przestrzeni biurowej i zorganizować spotkanie z klientem.

Oznacza to, że wirtualne biuro pozwala na założenie firmy bez konieczności wynajmowania samodzielnie lokalu, co znacząco zmniejsza Twoje koszty. Chodzi przede wszystkim o adres do prowadzenia korespondencji, który jednocześnie będzie widniał przy nazwie firmy. Udostępniany jest więc tu adres wirtualny, który może obejmować nie tylko dane potrzebne do rejestracji, ale także szereg dodatkowych usług.

Wirtualny adres firmy – dla kogo taka opcja jest korzystna?

Tak naprawdę nie ma tu ograniczeń co do tego, kto może wynająć biuro wirtualne. Oczywiste jest jednak, że dla pewnych przedsiębiorców będzie to po prostu bardziej opłacalne rozwiązanie. Przede wszystkim chodzi o:

  • Freelancerów, którzy nie muszą pracować z jednego miejsca, często świadczą usługi z mieszkania, którego adresu nie chcą podawać, a konieczna jest rejestracja firmy.
  • Poza tym sprawdzi się to u osób świadczących pracę na terenie całego kraju czy nawet poza nim. Wówczas nie ma sensu wynajmować specjalnie przestrzeni całego biura, skoro nie masz zamiaru pojawiać się tam na co dzień i nie jest to niezbędne do funkcjonowania firmy.

Najczęściej z usługi wirtualnego adresu korzystają też:

  • start-upy,
  • małe i średnie przedsiębiorstwa,
  • firmy rekrutacyjne i szkoleniowe,
  • sklepy internetowe,
  • agencje PR-owe i marketingowe,
  • zagraniczne firmy otwierające swoje oddziały w Polsce.

W zasadzie jest to coś, co sprawdzi się u każdego, kto zastanawia się, gdzie zarejestrować spółkę z o.o. lub inną formę działalności, przy czym nie chce podawać swojego adresu.

Zakładanie firmy z wirtualnym adresem – dlaczego warto? Jakie są zalety?

Pierwszą kwestią są oczywiście wszelkie koszty. Największą cześć środków finansowych w przypadku mniejszych firm z reguły zabiera właśnie wynajem biura, bo wiąże się to z opłatami za czynsz oraz media. Przy wirtualnym biurze ten problem zupełnie znika. Płaci się tu stosunkowo niską kwotę, która oscyluje wokół kilkudziesięciu złotych na miesiąc. Przykładowo jeśli chodzi o wirtualne biuro należące do marki BiuroSpółki możemy skorzystać z oferty już od 60zł/miesiąc, biorąc pod uwagę, że jest to adres w samym centrum dużego miasta, jest to naprawdę ciekawa oferta. Za ułamek ceny otrzymujemy  prestiżowy adres, który jest nie bez znaczenia, jeśli chodzi o wizerunek firmy.

Kolejnym aspektem jest kadra pracująca w firmie oferującej wirtualny adres. Dzięki temu możesz zlecać niektóre zadania firmy, chociażby te związane z prowadzeniem korespondencji czy z księgowością. Takie delegowanie obowiązków jest szczególnie przydatne na początku, kiedy nie masz jeszcze środków, aby zatrudnić księgowego na wyłączność. Jak więc widzisz, mając wirtualny adres, możesz znacząco zredukować wiele formalności związanych z prowadzeniem firmy.

Poza tym nie musisz obawiać się kontroli ze strony Urzędu Skarbowego we własnym mieszkaniu. Ma to duże znaczenie dla Twojego poczucia prywatności. Podobnie zresztą jest z bezpieczeństwem – wiele osób po prostu obawia się wpisywania adresu domowego do danych firmy z uwagi na ryzyko nieproszonych gości.

Wirtualne biura Poznań – pełna oferta marki „BiuroSpółki”

Jak już zostało wcześniej wspomniane, w wynajęciu adresu nie chodzi wyłącznie o rejestrację firmy. Przychodzi tu również korespondencja, która następnie jest obsługiwana, czyli na przykład przekazywana właścicielowi firmy. Oprócz tego możesz skorzystać z wielu innych rozwiązań, takich jak pomoc w rejejestracji spółki lub zakup gotowej spółki.

Jeżeli interesuje Cię biuro wirtualne, Poznań ma tu sporo do zaoferowania. Jedna z  popularnych firm outsourcingowych, „BiuroSpółki”, daje możliwość korzystania z sali konferencyjnej, w której przeprowadzisz cykliczne spotkania dla pracowników czy zorganizujesz konferencję. Możesz też korzystać z pomieszczeń biurowych, by co jakiś czas popracować z nich zamiast np. z domu.

Ciekawym rozwiązaniem jest opcja księgowość dla spółki, która zajmie się wszelkimi formalnościami Twojej firmy i w razie potrzeby skontaktuje się z Urzędem Skarbowym. Poza tym w miejscu tym może działać numer telefonu Twojej działalności, który obsługiwany będzie przez sekretariat. 

Rejestracja spółki a działalność wirtualnego biura

Chcąc podjąć się prowadzenia jakiejkolwiek działalności, z pewnością zastanawiałeś się, jak wygląda rejestracja JDG czy też innych form związanych z posiadaniem własnego biznesu. Choć nie jest to trudne i możliwa jest rejestracja spółki online, niektórym spędza sen z powiek, szczególnie jeśli chodzi o przebrnięcie przez szereg formalności. Wiele firm prowadzących wynajem wirtualnego adresu zajmuje się także pomocą przy zakładaniu działalności. Przeprowadzą Cię one przez rejestrację spółki krok po kroku, pilnując jednocześnie, aby wszystkie warunki rejestracji w KRS zostały spełnione.

Możesz także pójść o krok dalej i nie musieć w ogóle myśleć o procesie zakładania działalności? Jak to możliwe? ”BiuroSpółki” oferuje również sprzedaż gotowych spółek. W ten sposób spółka może zacząć funkcjonować w zasadzie od razu, w ciągu jednego dnia od podjęcia decyzji i podpisania umowy. Tak naprawdę w większości miast możesz zakupić gotowe spółki – Poznań nie jest tu wyjątkiem. Zapewne zastanawiasz się, czy coś takiego jest w ogóle legalne. Oczywiście, że tak! Gotowe spółki są w pełni legalne, a dodatkowo zdejmują z głowy mnóstwo formalności. Kapitał zakładowy jest tu bowiem opłacony, a historia tych spółek jest czysta. Są to gotowe spółki z VAT, KRS, NIP i z załatwionymi wszystkimi formalnościami. W związku z tym możesz zacząć działać od razu, bez czekania na rejestrację. Oczywiście konieczna będzie aktualizacja danych w KRS.

Biura wirtualne Poznań – podsumowanie

Decydując się na prowadzenie własnej działalności, z pewnością rozważałeś wszelkie za i przeciw rozwiązania, jakim jest wirtualny adres. Poza tym skoro w ogóle się nad tym zastanawiałeś to prawdopodobnie warto, abyś przetestował tę opcję, szczególnie na początku, kiedy Twoja firma będzie się dopiero rozwijać. Biuro wirtualne Poznań to duże możliwości połączone ze sporą oszczędnością. Nie będziesz musiał martwić się płaceniem kilku tysięcy złotych miesięcznie za czynsz i media. Przy tym zyskasz prestiżową lokalizację, która będzie widniała we wszelkich rejestrach czy też po prostu na wizytówkach.

Rozważając wirtualne biuro Poznań będzie jedną z najlepszych lokalizacji. Po pierwsze, jest to znane miasto, dzięki czemu prestiż Twojej firmy będzie większy i o wiele łatwiej będzie ją zapamiętać. Poza tym w razie potrzeby skorzystania z sali konferencyjnej czy z pomieszczeń biurowych dojazd do Poznania jest po prostu komfortowy z większości miejsc w Polsce.