Wszystkie jednostki, które prowadzą księgi rachunkowe, mają obowiązek stosowania się do nadrzędnych zasad zawartych w ustawie o rachunkowości. Stosowanie tych zasad gwarantuje bezbłędny, rzetelny, sprawdzalny i aktualny obraz sytuacji finansowej i majątkowej jednostki. Jedna z nadrzędnych zasad dotyczy sposobu ewidencjonowania przychodów i rozchodów. Jest to zasada memoriałowa, która stoi często w przeciwieństwie do stosowanej w prawie podatkowym metody kasowej.
Zasada memoriałowa – co to?
Zasada memoriału nakazuje ewidencjonowanie przychodów i rozchodów, w okresie którego dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że każda transakcja musi zostać zaksięgowana w momencie jej zajścia, a nie w czasie wystąpienia przepływu pieniężnego. Zasada memoriału w rachunkowości pozwala odzwierciedlić rzeczywistą sytuację jednostki i pokazuje realne wyniki finansowe jej działalności. Dzięki jej zastosowaniu przez przedsiębiorstwa i podmioty sektora publicznego możliwe jest zwiększenie wiarygodności i przejrzystości ich sprawozdań finansowych.
Metoda memoriałowa stosowana w jednostkach prowadzących księgi rachunkowe, pozwala na dokładną i skuteczną ewidencję wpływów i wypływów finansowych. Zgodnie z metodą memoriału należy ujmować w księgach rachunkowych i zaliczać do wyniku finansowego wszystkie przychody i koszty dotyczące danego roku obrotowego, bez względu na datę wpływu należności lub zobowiązań. Celem tej zasady jest przedstawienie wyniku finansowego przychodów w danym okresie, bez względu na to, czy wszystkie należności zostały uregulowane. Ważnym aspektem jest także ujęcie wszystkich kosztów z danego okresu, bez względu czy wszystkie zobowiązania zostały uregulowane przez jednostkę.
Dla lepszego przedstawienia definicji przedstawiamy “zasada memoriałowa przykład”, czyli pozycje jakie powinny być ewidencjonowane w księgach rachunkowych:
- dostarczenie towaru w lipcu, a uzyskanie zobowiązania w sierpniu,
- podmiot zewnętrzny wykonał w kwietniu usługę, ale wystawił fakturę w maju,
- niezapłacone odsetki za poprzedni rok, za które nie minął jeszcze termin zapłaty,
- firma świadczyła usługę od stycznia do lutego, a fakturę wystawiła w marcu.
Zasada memoriałowa – zalety
- pokazuje rzeczywisty obraz pasywów i aktywów,
- zwiększa skuteczność kontroli i wiarygodność sprawozdań finansowych,
- pozwala na stosowanie długoterminowej perspektywy w analizie kondycji finansowej jednostki,
- zasada memoriału jest powszechnie stosowana w międzynarodowej rachunkowości,
- pozwala na bieżące analizowanie sytuacji finansowej i jest dobrym źródłem informacji do zarządzania przedsiębiorstwem.
Zasada memoriałowa – wady
- trudniejsza w stosowaniu niż metoda kasowa,
- może zmniejszyć płynność finansową przedsiębiorstwa ze względu na obciążenia podatkowe przez niezrealizowane faktury za należności przez kontrahentów.
Zasada kasowa – co to?
Metoda kasowa jest prawdopodobnie wcześniej stosowanym sposobem ujmowania bilansu. Na czym polega metoda kasowa? Polega na ewidencjonowaniu przychodów i rozchodów w momencie terminu ich zapłaty. Oznacza to, że wszelkie transakcje zostają ujęte w sprawozdaniu finansowym dopiero w momencie ich zaistnienia, nawet jeżeli zostały one zrealizowane już wcześniej. Metoda kasowa a metoda memoriałowa są więc zupełnymi przeciwieństwami w kwestii ewidencji transakcji.
Zasada kasowa polega na stałej kontroli środków finansowych i balansowaniu między nadwyżką a niedoborem środków. Warto zwrócić uwagę, że stosowanie tej zasady zapewnia wgląd jedynie w wynik kasowy, a nie finansowy firmy. Nie przedstawia zatem rzeczywistego stanu finansowego przedsiębiorstwa, czyli jego zobowiązaniach czy oczekiwanych wpływach, które wynikają z należności od kontrahentów.
Metoda kasowa a podatek dochodowy – jak to wygląda? Zgodnie z metodą kasową, obowiązek podatkowy powstaje w momencie powstania kosztu. Należy jednak pamiętać, iż prawo do rozliczania tą metodą mają jedynie mali podatnicy. Mają prawo do: płacenia kwartalnych zaliczek na podatek dochodowy; dokonywania jednorazowych odpisów amortyzacyjnych w ramach pomocy de minimis od wartości początkowej środków trwałych.
Metoda kasowa VAT – jak to wygląda? O terminie rozliczenia podatku VAT decyduje przede wszystkim moment uregulowania należności, z pewnymi wyjątkami. Metoda kasowa odliczenia VAT powinna zostać zgłoszona do Urzędu Skarbowego na druku VAT-R, jeśli firma będzie stosować tę metodę. Podatek VAT można odliczyć dopiero po zapłaceniu faktury.
Zasada kasowa – zalety
- jest prostsza w ewidencjonowaniu niż metoda memoriału,
- pokazuje rzeczywisty przepływ środków pieniężnych.
Zasada kasowa – wady
- może powodować błędną ocenę kondycji finansowej firmy, gdyż nie uwzględnia rzeczywistego stanu finansowego, a także stanu należności i zobowiązań wobec kontrahentów,
- nie pozwala na długoterminową analizę kondycji finansowej firmy.
