Fakty i mity dotyczące wirtualnego biura
MIT 1: „Wirtualne biura są nielegalne”
FAKT:
Korzystanie z wirtualnych biur w Poznaniu lub innym mieście w Polsce jest całkowicie legalne. Nie ma przepisów, które zakazywałyby rejestracji firmy pod wynajętym adresem. Prawo nie wymaga, aby spółka czy właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej wskazywał adres siedziby firmy, który jest jego własnością.
Ważne jest jednak, aby przedsiębiorca posiał tytuł prawny do lokalu, którego adres wskazuje w urzędach i dokumentach. Ten wynika z umowy najmu, jaką przedsiębiorca zawiera z dostawcą wirtualnego biura.
Warto tutaj pochylić się nad wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, który już w 2016 roku wydał wyrok (sygn. akt I SA/Kr 516/16), który potwierdza, że korzystanie z usług wirtualnego biura nie może być podstawą samą w sobie do odmowy rejestracji firmy jako podatnika VAT. Mówiąc wprost — organy podatkowe nie powinny odrzucić wniosku przedsiębiorstwa tylko dlatego, że jako adres siedziby firmy wskazał wirtualne biuro. Jest to precedensowy przykład, który rozwiewa wątpliwości wielu przedsiębiorców.
MIT 2: „Firma, która nie ma tradycyjnego biura, jest podejrzana”
FAKT:
Czasy, w których każda firma musiała posiadać własne, stacjonarne biuro minęły bezpowrotnie. W dobie rozwoju internetu i pracy zdalnej wiele legalnych i uczciwych firm bez problemu funkcjonuje bez stałego biura. I wcale nie musi to świadczyć o tym, że prowadzą one podejrzaną działalność. Najważniejsze jest to, aby firma płaciła podatki i przestrzegała prawa, a nie to czy posiada własną powierzchnię biurową.
Należy również podkreślić, że korzystanie z wirtualnego biura może zapewnić bezpieczeństwo i prywatność. Wielu właścicieli firm, szczególnie jednoosobowych, nie chce rejestrować ich pod prywatnymi adresami, ponieważ dane te stają się widoczne w rejestrach. Wirtualne biuro zapewnia takim osobom nie tylko profesjonalny i prestiżowy adres, ale także chroni prywatność właściciela firmy.
MIT 3: Wirtualne biura to część szarej strefy
FAKT:
Renomowane firmy, które oferują usługi wirtualnego biura, takie jak BIUROSPÓŁKI.PL czy inni czołowi dostawy w Polsce, prowadzą legalną działalność gospodarczą — zatrudniają pracowników do obsługi biura, płacą podatki, zawierają formalne umowy ze swoimi Klientami. Wirtualne biuro jest zatem normalną usługą outsourcingową, którą regulują przepisy prawa cywilnego (umowa najmu albo umowa o świadczenie usług).
Oczywiście, wybierając dostawcę tego typu usług, należy zachować ostrożność. Mit o szarej strefie wziął się z pewnością z tego, że jak w każdej branży, również tutaj pojawiają się nierzetelne firmy, które oferują adres bez wymaganych zezwoleń lub bez oferowania żadnych usług. Dlatego przed podjęciem decyzji, zapoznaj się z rynkiem tego typu usługi wybierz wirtualne biuro, które ma dobrą reputację na rynku.
MIT 4: „Decydując się na usługi wirtualnego biura, możesz mieć pewność, że Urząd Skarbowy od razu prześwietli Twoją firmę”
FAKT:
Przedsiębiorcy często myślą, że firmy, które korzystają z wirtualnego adresu, są częściej kontrolowane przez Urzędy Skarbowe. W rzeczywistości wirtualny adres nie jest kryterium, które brane jest pod uwagę, jeśli Urząd chce wszcząć kontrolę. Urzędy muszą mieć inne przesłanki, np. wysokie odliczenia VAT czy podejrzane rozliczenia podatkowe, aby podjąć kontrolę.
Co prawda, kiedy usługi wirtualnych biur dopiero wchodziły na rynek, istniały obawy, że przedsiębiorcy nieposiadający fizycznego biura, mogą wzbudzać większą czujność urzędników. Obecnie jednak wirtualne biura są tak powszechne, że dla urzędów stały się normalną praktyką biznesową.
PAMIĘTAJ! Decydując się na usługi wirtualnego biura, musisz tak samo jak inni przedsiębiorcy wypełniać swoje obowiązki, tj. odbierać korespondencję urzędową, aktualizować w wyznaczonych terminach dane adresowe w CEIDG lub KRS, a także być dostępnych dla organów, np. jeśli wzywają Cię do urzędu lub chcą skontrolować Twoją firmę. Jeżeli zadbasz o wspomniane kwestie, nie musisz się obawiać nadmiernych kontroli.
MIT 5: „Rejestracja firmy w wirtualnym biurze trudni uzyskanie numeru NIP i rejestracji VAT”
FAKT:
Sam fakt posiadania wirtualnego adresu firmy nie umniejsza Twoich szans na uzyskanie numeru identyfikacji podatkowej czy rejestrację jako podatnika VAT. Urzędy mogą poprosić o dokument potwierdzający prawo do lokalu, np. umowę najmu wirtualnego biura. Kiedy pokażesz taki dokument, procedura nadania NIP-u albo zarejestrowanie do VAT-u będą przebiegać standardowo.
MIT 6: „Nie można zarejestrować spółki w biurze wirtualnym”
FAKT:
Możesz zarejestrować spółkę w wirtualnym biurze. Wirtualny adres sprawdza się nie tylko w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych. To doskonałe rozwiązanie także dla spółek prawa handlowego. Spółki z o.o., jak również akcyjne czy komandytowe chętnie korzystają z usług wirtualnego biura.
Zakładając spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, musisz wskazać adres siedziby firmy i dołączyć umowę, jaką zawarłeś z wirtualnym biurem. Krajowy Rejestr Sądowy nie robi problemów z rejestracją spółki w wirtualnym biurze, o ile dokumenty są prawidłowe. Żeby mieć pewność, że rejestracja spółki w wirtualnym biurze będzie przebiegać bez problemów, upewnij się, że w dokumencie wyraźnie określono prawo do używania adresu, jako siedziby firmy. To standardowy zapis.
