Składki ZUS pracodawcy — kiedy zalicza się je do KUP?

Księgowość

10 stycznia, 2024

Udostępnij post

Spis treści

Rok 2023 przyniósł zmiany w zaliczaniu składek ZUS do kosztów uzyskania przychodów. Pracodawcy, którzy opłacają składki ZUS za pracownika będą mogli zaliczyć je do KUP w miesiącu, za który są należne. Jest jednak jeden warunek — muszą zostać opłacone w terminie. Więcej szczegółów na ten temat poznasz w dalszej części artykułu.

Składki ZUS a KUP — kiedy można je ująć?

Pracodawca, któremu zależy na ujęciu opłaconych przez siebie składek ZUS za pracowników w miesiącu, w którym są one należne, musi opłacić je w określonym terminie. Ten został ustalony w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że składki ZUS należy opłacić na dany miesiąc nie później niż:

20. dnia kolejnego miesiąca — jeżeli prowadzisz JDG (jednoosobową działalność gospodarczą) lub jesteś wspólnikiem spółki, która nie posiada osobowości prawnej;
15. dnia następnego miesiąca — osoby, które prowadzą spółkę kapitałową lub inny podmiot, który ma osobowość prawną;
5. dnia kolejnego miesiąca — jeśli mowa o jednostkach budżetowych oaz samorządowych zakładach budżetowych.

Jakie konsekwencje czekają przedsiębiorców, jeśli w terminie nie zapłacą wymaganych przez ZUS składek? Okazuje się, że będą mogli je uznać za koszt podatkowy i rozliczyć dopiero w momencie ich opłacenia. Poniżej podajemy przykłady obrazujące taką sytuację.

Przykład 1

W dniu 7 lutego 2023 roku Pan Jan wypłacił pracownikowi wynagrodzenie z tytułu pracy, które dotyczyło stycznia. Składki od wspomnianego wynagrodzenia w części, która leżała po stronie finansowej płatnika opłacił 19 marca. Oznacza to, że zarówno wynagrodzenie, jak i składki ubezpieczeniowe, które wynikają z listy płac, będą stanowiły koszt uzyskania przychodu w lutym.

Przykład 2

7 lutego 2023 roku Pani Karolina wypłaciła swoim pracownikom wynagrodzenie za styczeń. Składki do ZUS od wspomnianych wynagrodzeń, które leżały po stronie płatnika zostały opłacone 21 marca. Oznacza to, że kwoty wypłaconych wynagrodzeń księgowość będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w lutym. Składki ubezpieczeniowe, które wynikają z prowadzonych w przedsiębiorstwie list płac — do kosztów uzyskania przychodu będzie mogła zaliczyć w marcu.

Składki ZUS — konsekwencje, które poniesie pracodawca, jeśli nie zapłaci ich w terminie

Interpelacja poselska (38286), która została złożona na ręce Ministra Finansów, jasno wskazuje, że wprowadzone w 2023 roku przepisy budzą wątpliwości. Dotyczy to szczególnie niejasnego postępowania w sytuacji, kiedy składki ZUS nie zostaną opłacone w terminie.

Minister Finansów w odpowiedzi na złożoną interpelacją, odniósł się do wspomnianych wątpliwości. Stwierdził w odpowiedzi, że nie opłacając w terminie składki ZUS w części, którą finansuje płatnik, nie można jej zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Jeżeli dodatkowo przedsiębiorca błędnie zaliczył ją do KUP, będzie musiał dokonać korekty. Dopiero wtedy, kiedy składki ZUS zostaną opłacone, będą mogły stać się kosztem.

Przykład 3

7 lutego 2023 roku Pan Wiesław wypłacił wynagrodzenie za styczeń swoim pracownikom. Biorąc pod uwagę zmienione przepisy, księgowość właściciela firmy zaliczyła wynagrodzenia oraz należne składki ZUS do kosztów uzyskania przychodu w styczniu. Niestety z przyczyn osobistych Pan Wiesław nie opłacił składek w terminie. Naliczone kwoty wpłacił dopiero 26 marca. Co to oznacza? Będzie musiał skorygować koszty podatkowe o wysokość składek ubezpieczeniowych naliczonych od wynagrodzenia za styczeń. Dodatkowo musi ująć je w kosztach dopiero w marcu. Takie działanie spowoduje zmianę wysokości zaliczki na podatek dochodowy za styczeń. Dodatkowo sprawi, że zmieni się podstawa wymiaru składki zdrowotnej w deklaracjach ZUS za luty.

Co wspomniana wyżej korekta będzie oznaczała dla przedsiębiorcy? Przede wszystkim księgowa będzie zmuszona ponownie przeliczyć wysokość zaliczki na podatek dochodowy za miesiąc, w którym pojawiła się korekta kosztów oraz podstawy wymiaru niezbędnego do ustalenia ubezpieczenia zdrowotnego przedsiębiorcy.

Składki ZUS pracodawcy — podsumowanie

Składki ZUS a koszty KUP — poruszona dzisiaj sprawa to niezwykle istotna kwestia, jeśli chodzi o rozliczenia przedsiębiorców. Jeśli do tej pory wszelkie obliczenia i odliczenia wykonywałeś samodzielnie, jednak nie wiesz, czy dobrze rozumiesz obowiązujące przepisy, możesz skorzystać z księgowości, którą poleca Wirtualne Biuro Spółki. Zgłoś się, a przedstawimy Ci konkretną ofertę współpracy.

Udostępnij post znajomym!

Zobacz również

Spółki

Uchwała o wynagrodzeniu członka zarządu - wzór

Dzisiejszy wpis ma na celu przedstawienie informacji na temat uchwały o wynagrodzeniu członka zarządu

11 września, 2024

Księgowość

Jak prawidłowo rozliczyć podatek VAT?

Chcesz wiedzieć wszystko o wystawianiu faktury bez VAT? Zapoznaj się z naszym wpisem!

07 sierpnia, 2024

Spółki

Prokurent samoistny i jego reprezentacja spółki a zarząd

Prokurent samoistny - co może, a czego mu nie wolno? Sprawdź w naszym artykule!

14 czerwca, 2024