Chcąc odliczyć od podstawy koszty uzyskania przychodu, musimy pamiętać, że będą to wszystkie wydatki bezpośrednio związane z prowadzeniem firmy i charakterem działalności, bez których zakupu niemożliwe byłoby uzyskanie przychodu. Możemy do nich zaliczyć nawet remont biur, jeśli jest to niezbędne do wykonywania pracy na odpowiednim poziomie. Może być to również wykupione oprogramowanie, zakup akcesoriów czy sprzętów koniecznych do pracy, opłata za czynsz i media, a nawet elementy wyposażenia biur.
Podstawowe koszty uzyskania przychodu w firmach to:
- Wydatki związane z utrzymaniem biura/siedziby: sprzątanie, zakup sprzętu i potrzebnego wyposażenia.
- Pensje pracowników.
- Zakup urządzeń dla pracowników jak telefon, komputer, drukarka.
- Wydatki na prowadzenie księgowości.
- Doszkalanie pracowników, odpowiednie kursy, związane z działalnością firmy i wykonywaniem obowiązków w ramach zatrudnienia.
- Amortyzacja środków trwałych.
- Utrzymanie aut pracowniczych.
- Leasing samochodu osobowego, jeśli wartość nie przekracza 120 000 zł lub 225 000 zł w przypadku auta elektrycznego.
Wydatki na gastronomię
Jak wspomniano wyżej, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków na tzw. reprezentację. W związku z tym nie zawsze możliwe będzie odliczenie kosztów poniesionych na usługi gastronomiczne. Jednak, jak wskazuje interpretacja ogólna Ministra Finansów z 2013 roku, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i art. 23 ust 1 pkt 23, wydatki ponoszone na drobne poczęstunki, napoje, posiłki, niezależnie od miejsca ich podania, serwowane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, czy wykonawcami, dotyczących zakresu prowadzonej działalności, stanowią koszt uzyskania przychodów. Jeśli więc podczas ważnego spotkania biznesowego przedsiębiorca poniesie wydatek na zakup obiadu, lunchu, kawy, herbaty, kanapek, wody mineralnej, czy poczęstunku w formie ciastek lub paluszków, które zostaną zaserwowane w siedzibie podatnika lub poza nią, może odliczyć je od podstawy opodatkowania.
Abonament telefoniczny i internetowy
Możliwe jest wliczenie do kosztów uzyskania przychodu abonamentów, które podatnik płaci za korzystanie z telefonu stacjonarnego czy internetu. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy działalność zarejestrowano w miejscu zamieszkania przedsiębiorcy. Wówczas odliczenie od podstawy może zostać zakwestionowane z powodu możliwości korzystania z łącza w celach prywatnych. Nie ma możliwości wyodrębnienia, jakie koszty zostały poniesione na prowadzenie działalności, a jakie są związane z celami prywatnymi. Z kolei jeśli chodzi o telefon stacjonarny, podstawę może stanowić billing rozmów.
Zakup dekoracji do biur
Ciekawostką jest, że do kosztów uzyskania przychodu możemy zaliczyć nawet dekoracje, jakimi wyposażamy pokoje biurowe. Warto pamiętać, że elementy takie nie mogą mieć charakteru reprezentacji. Nie powinny więc odbiegać wartością od przyjętych norm. Odliczyć od podstawy możemy więc zakup kwiatów doniczkowych, akwariów, obrazów (pod warunkiem że nie są to duże dzieła sztuki) czy plakatów.
Strona www
Do kosztów firmowych możemy zaliczyć również wydatki poniesione na założenie czy zaprojektowanie witryny. Będą to wydatki związane z CMS, wsparciem technicznym, wykupieniem domeny, hostingiem, pozycjonowaniem, czy kontentem na stronę internetową.
Reklama i marketing
Od podstawy opodatkowania odliczymy też koszty reklamy internetowej, w tym umieszczanie płatnych ogłoszeń na portalach, marketing e-mailowy, Google AdWords, czy reklamy w social mediach. Zalicza się do tego także reklamę w prasie, radiu i telewizji, a także działania PR.
